Por quanto tempo é preciso guardar recibos e documentos?

Conta de água, luz, telefone, cartão de crédito, IPTU, boleto da escola dos filhos… Tão extensa quanto a lista de contas mensais para pagar é o número de papéis para guardar. No final de um ano, é inevitável que as gavetas estejam cheias deles – e a vontade de jogar fora também. Mas cuidado!!! Diversos documentos que nós produzimos ou recebemos devem ser guardados para evitar problemas legais.

Daí a importância de manter um arquivo com todos os documentos e contas que recebemos ou emitimos, de forma a nos proteger de cobranças indevidas e resguardar nossos direitos. Por quanto tempo é preciso guardar os documentos? Depende. A validade de cada um deles é estabelecida em lei.

Os comprovantes de quitação de tributos, tais como IPVA, IPTU, Imposto de Renda, taxa de condomínio, fatura de cartão de crédito, extratos bancários, boleto de mensalidades escolares, convênios de saúde e notas emitidas por profissionais liberais devem ser mantidos durante cinco anos. Lembrando que os gastos enumerados no IR devem ser arquivados junto à declaração.

Recibos de aluguel devem ser guardados por três anos. E por falar em imóvel, se o caso for financiamento da casa própria, é recomendável que os recibos sejam guardados até que seja feita a escritura no Cartório de Registro de Imóveis.

Notas fiscais de bens duráveis devem ser mantidas enquanto estiverem na garantia, já o documento referente a bens não duráveis precisa ser arquivado por 30 dias. As contas de água, luz e telefone devem ser guardadas por 90 dias – mas para fins de questionamento dos valores, é bom mantê-las por cinco anos, conforme dispõe o Código Tributário Nacional (CTN).

Uma alternativa defendida por quem não quer acumular uma “papelada” em casa é fazer uma cópia digitalizada e salvar nas chamadas “nuvens”. Mas, ainda assim, é preciso cautela. Nem sempre a cópia digitalizada substitui a original. Embora os tribunais reconheçam a força probante das cópias digitalizadas, elas possuem uma presunção relativa de veracidade. A mesma legislação que confere validade a tais documentos, prevê a possibilidade de arguição de falsidade. Nesse caso, a única defesa é apresentar o documento original.

Até existe a possibilidade de termos uma cópia digitalizada de um documento com autenticidade certificada em cartório, que nada mais é que uma cópia autenticada, nos moldes das cópias físicas de documentos. Mas ainda assim, por expressa previsão legal, descartar o original apresenta um risco à parte que detinha sua posse, pois se suscitada a falsidade dos documentos, não se conseguirá cumprir o comando legal de apresentação dos originais.

Vale lembrar que existem os documentos “nato-digitais”, aqueles criados originalmente em meio eletrônico, que recebem um tratamento diferente na legislação brasileira, pois não se trata de uma cópia, mas do documento original.

E se o contribuinte perdeu o comprovante de pagamento? Assim como a segunda via é de responsabilidade da empresa emissora, o comprovante de pagamento pode ser requisitado ao banco. O extrato bancário não é suficiente para demonstrar que a dívida foi paga.

SAIBA POR QUANTO TEMPO GUARDAR SEUS DOCUMENTOS

5 ANOS

• Pagamentos de tributos (IRPF, IPTU, IPVA)
• Recibo de pagamento de condomínio. OBS: É possível solicitar à administradora do condomínio, periodicamente, uma declaração de que não existem débitos
• Extrato bancário
• Fatura de cartão de crédito
• Comprovante de pagamento de mensalidades escolares, convênio médico, honorários de profissionais liberais

 

3 ANOS

• Recibo de pagamento de aluguel

 

90 DIAS

• Pagamento de contas de consumo (água, luz, telefone)

 

30 DIAS

• Nota fiscal de produtos não duráveis

 

OUTROS

• Comprovante de depósito bancários devem ser guardados até a comprovação do crédito em conta
• As notas fiscais de bens duráveis devem ser guardadas enquanto estiverem na garantia
• Os recibos dos pagamentos das parcelas de imóvel devem ser guardados até que seja feito o registro da escritura no cartório de registro de imóveis. Em caso de necessidade de questionamento de valores de tributos, seguir o Código Tributário Nacional, que é 5 anos.